Ausschreibungssoftware ist leicht zu wünschen, aber schwer zu rechtfertigen. Die ehrliche Antwort auf die Frage, ob sie sich lohnt, hängt von zwei Zahlen ab: wie viele Ausschreibungen Sie verfolgen und welchen Wert ein Gewinn hat. Hier ist eine einfache Methode, um dies zu überdenken, bevor Sie Geld ausgeben.
Kurze Antwort: Ausschreibungssoftware spart hauptsächlich Zeit bei drei Dingen: dem Auffinden relevanter Ausschreibungen, deren Qualifizierung und der Erstellung von Angeboten. Sie zahlt sich aus, wenn Sie oft genug bieten, sodass die eingesparte Zeit, plus eine mögliche Erhöhung der Gewinnquote, die Abonnementkosten überwiegt. Für ein Team, das selten bietet, ist das gleiche Geld möglicherweise an anderer Stelle besser angelegt.
Wo die Zeit tatsächlich hingeht
Im Vertrieb an den öffentlichen Sektor sammelt sich der Aufwand an einigen Stellen an: der Suche nach relevanten Ausschreibungen auf mehreren Portalen, dem Lesen langer Dokumente zur Beurteilung, ob ein Angebot abgegeben werden soll, und dem jedes Mal neu Verfassen von Angeboten. Dies sind die Kosten, auf die die Software abzielt, daher kommt von hier jeder Ertrag.
Was die Software ändert
Überwachungstools verkürzen die Suchzeit und reduzieren verpasste Ausschreibungen. Die Dokumentenanalyse verkürzt den Schritt des Lesens und Qualifizierens. Schreibassistenten beschleunigen die Angebotserstellung durch Wiederverwendung früherer Antworten. Nichts davon gewinnt eine Ausschreibung allein, aber jedes einzelne Tool schafft Stunden frei, die ein kleines Team normalerweise nicht hat.
Eine einfache Methode zur Schätzung des Ertrags
Nehmen Sie die Stunden, die Ihr Team pro Monat für das Finden, Qualifizieren und Erstellen von Angeboten aufwendet, und schätzen Sie, wie viel davon das Tool einspart. Multiplizieren Sie dies mit Ihren kalkulatorischen Stundensätzen. Stellen Sie dann eine zweite Frage: Wenn das Tool Ihnen helfen würde, sich auf mehr oder besser passende Ausschreibungen zu bewerben, welchen Wert hätte ein zusätzlicher Gewinn? Setzen Sie die Gesamtsumme den jährlichen Kosten entgegen. Wenn die Zeiteinsparung allein die Kosten deckt, ist der Vorteil einer höheren Gewinnquote ein Bonus.
Wann es sich nicht auszahlt
Wenn Sie nur eine Handvoll Mal im Jahr bieten, ist die Zeiteinsparung gering und das Abonnement schwer zu rechtfertigen. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Engpass nicht das Finden oder Erstellen von Angeboten ist, sondern etwas, das die Software nicht berührt, wie z.B. die Preisgestaltung oder die Lieferkapazität. Seien Sie ehrlich, wo Ihre wirkliche Einschränkung liegt.
FAQ
Was spart Ausschreibungssoftware tatsächlich ein? Hauptsächlich Zeit beim Auffinden von Ausschreibungen, deren Qualifizierung und der Erstellung von Angeboten.
Woher weiß ich, ob es sich lohnt? Vergleichen Sie die Zeitersparnis und einen möglichen Gewinnquotenanstieg mit den jährlichen Kosten, basierend auf Ihrem eigenen Angebotsvolumen.
Ist es nur für große Unternehmen? Nein. Kleine Teams, die oft bieten, können am meisten profitieren, da die eingesparte Zeit wichtiger ist, wenn man weniger Personal hat.