Aanbestedingssoftware is gemakkelijk te willen en moeilijker te rechtvaardigen. Het eerlijke antwoord op de vraag of het de moeite waard is, hangt af van twee getallen: hoeveel aanbestedingen u nastreeft en wat het winnen van een aanbesteding waard is. Hier is een eenvoudige manier om erover na te denken voordat u geld uitgeeft.
Kort antwoord: Aanbestedingssoftware bespaart voornamelijk tijd op drie dingen: het vinden van relevante aanbestedingen, het kwalificeren ervan en het opstellen van reacties. Het loont wanneer u vaak genoeg inschrijft, zodat de bespaarde tijd, plus een eventuele verhoging van het winstpercentage, opweegt tegen het abonnementsgeld. Voor een team dat zelden inschrijft, kan hetzelfde geld beter elders worden besteed.
Waar de tijd daadwerkelijk naartoe gaat
Bij verkoop aan de publieke sector stapelt de inspanning zich op een paar plaatsen op: het doorzoeken van meerdere portals naar relevante aanbestedingen, het lezen van lange documenten om te beoordelen of er moet worden ingeschreven, en het telkens opnieuw opstellen van reacties. Dit zijn de kosten die software aanpakt, dus hier komt elke opbrengst vandaan.
Wat de software verandert
Monitoringtools verkorten de zoektijd en verminderen gemiste aanbestedingen. Documentanalyse verkort de lees- en kwalificatiestap. Schrijfassistenten versnellen het opstellen door eerdere reacties te hergebruiken. Niets hiervan wint op zichzelf een aanbesteding, maar elk ervan maakt uren vrij die een klein team meestal niet heeft.
Een eenvoudige manier om het rendement te schatten
Neem de uren die uw team per maand besteedt aan het vinden, kwalificeren en opstellen, en schat hoeveel daarvan de tool verwijdert. Vermenigvuldig dit met uw belaste uurloon. Stel vervolgens een tweede vraag: als de tool u zou helpen om op meer of beter passende aanbestedingen in te schrijven, wat zou één extra overwinning dan waard zijn? Zet het totaal af tegen de jaarlijkse kosten. Als de tijdsbesparing alleen al voldoende is, is de winstpercentage-verbetering een bonus.
Wanneer het niet loont
Als u slechts een handvol keren per jaar inschrijft, is de tijdsbesparing klein en is het abonnementsgeld moeilijk te rechtvaardigen. Hetzelfde geldt als uw knelpunt niet het vinden of opstellen is, maar iets wat de software niet raakt, zoals prijsstelling of leveringscapaciteit. Wees eerlijk over waar uw echte beperking zit.
Veelgestelde vragen
Wat bespaart aanbestedingssoftware eigenlijk? Voornamelijk tijd bij het vinden van aanbestedingen, het kwalificeren ervan en het opstellen van reacties.
Hoe weet ik of het de moeite waard is? Vergelijk de tijd en eventuele winstpercentage-verbetering met de jaarlijkse kosten, gebruikmakend van uw eigen inschrijfvolume.
Is het alleen voor grote bedrijven? Nee. Kleine teams die vaak inschrijven kunnen het meest profiteren, omdat de bespaarde tijd belangrijker is wanneer u minder mensen heeft.