Udbudssoftware er let at ønske sig og sværere at retfærdiggøre. Det ærlige svar på, om det er det værd, er, at det afhænger af to tal: hvor mange udbud I deltager i, og hvad det er værd at vinde et. Her er en enkel måde at tænke det igennem på, før I bruger penge.
Kort svar: Udbudssoftware sparer primært tid på tre ting: at finde relevante udbud, at kvalificere dem og at udarbejde tilbud. Det betaler sig, når I byder ofte nok til, at den sparede tid, plus en eventuel stigning i vinderprocenten, opvejer abonnementet. For et team, der sjældent byder, kan de samme penge være bedre brugt andre steder.
Hvor tiden reelt går
Inden for salg til den offentlige sektor hober indsatsen sig op nogle få steder: søgning på flere portaler efter relevante udbud, læsning af lange dokumenter for at vurdere, om man skal byde, og udarbejdelse af tilbud fra bunden hver gang. Disse er de omkostninger, softwaren retter sig mod, så det er herfra, enhver gevinst kommer.
Hvad softwaren ændrer
Overvågningsværktøjer reducerer søgetiden og mindsker antallet af oversete udbud. Dokumentanalyse forkorter trinnet med læsning og kvalificering. Skriveassistenter fremskynder udarbejdelsen ved at genbruge tidligere tilbud. Intet af dette vinder et udbud alene, men hvert enkelt frigør timer, som et lille team normalt ikke har.
En enkel måde at estimere afkastet på
Tag de timer, jeres team bruger om måneden på at finde, kvalificere og udarbejde tilbud, og estimer, hvor meget af det værktøjet fjerner. Gang med jeres fulde timeløn. Stil derefter et andet spørgsmål: hvis værktøjet hjalp jer med at byde på flere eller bedre tilpassede udbud, hvad ville en ekstra gevinst så være værd? Sammenhold totalen med den årlige omkostning. Hvis tidsbesparelsen alene dækker det, er en forbedret vinderprocent en bonus.
Når det ikke betaler sig
Hvis I kun byder en håndfuld gange om året, er tidsbesparelsen lille, og abonnementet er svært at retfærdiggøre. Det samme gælder, hvis jeres flaskehals ikke er at finde eller udarbejde tilbud, men noget softwaren ikke berører, såsom prissætning eller leveringskapacitet. Vær ærlig om, hvor jeres reelle begrænsning ligger.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sparer udbudssoftware egentlig? Primært tid på at finde udbud, kvalificere dem og udarbejde tilbud.
Hvordan ved jeg, om det er det værd? Sammenlign tidsbesparelsen og en eventuel stigning i vinderprocenten med den årlige omkostning, baseret på jeres eget udbudsvolumen.
Er det kun for store virksomheder? Nej. Små teams, der byder ofte, kan få mest gavn, fordi den sparede tid betyder mere, når man har færre medarbejdere.